Lean Administration – eine Chance für Teamarbeit?

Lean Management als eine Option, Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu verbessern, ist vielen vertraut. Lean Management zielt darauf ab, Verschwendung zu minimieren, Prozesse zu optimieren und eine kundenorientierte Denkweise zu fördern. Besonders im Kontext von Teamarbeit kann Lean Management das Potenzial haben, Teams zu Höchstleistungen anzuspornen. In diesem Blogbeitrag werden die Chancen von Lean Management für Teamarbeit beleuchtet und gleichzeitig die potenziellen Nachteile bei der Umsetzung dieses Konzepts betrachtet.

Chancen von Lean Management für Teamarbeit

Effizienzsteigerung:

Lean Management fokussiert auf die Verbesserung der operativen Effizienz; ein Ziel oder Ergebnis mit minimalen Ressourcen zu erreichen, die Dinge richtig zu tun und die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen. Im Kontext von Teamarbeit können Lean-Prinzipien dazu beitragen, den Arbeitsfluss zu rationalisieren, Prozessengpässe zu identifizieren und zu beseitigen. So kann die Bearbeitungszeit für einen Vorgang reduziert werden. Teams können so ihre Ressourcen, wie Arbeits- und Fokuszeiten, besser nutzen und aufgabenbezogene Verschwendung wie z. B. Rückfragen, minimieren. Man könnte auch sagen, es geht bei Lean Management in Teams darum, wie die Teams beim Arbeiten möglichst „faul“ sein können. D. h., mit möglichst geringem Einsatz ein Maximum an Ergebnis zu erreichen.

Kontinuierliche Verbesserung:

Lean Management legt einen starken Fokus auf kontinuierliche Verbesserung. In einem Teamkontext bedeutet dies, dass Teams regelmäßig ihre Arbeitsprozesse analysieren, um Engpässe oder Engstellen zu erkennen und Lösungen zu finden, um diese zu beheben. Durch diesen Ansatz können Teams ihre Leistung im Laufe der Zeit kontinuierlich steigern. Mit der Zeit führt das zur Erfahrung der positiven Selbstwirksamkeit im Team. Dies strahlt auf die Motivation und den Optimismus des Teams, z. B. im Umgang mit schwierigen Handlungssituationen aus.

Teamempowerment:

Mithilfe dieser im Team erfahrbaren Selbstwirksamkeit kann Lean Management Teams ermutigen, eigenverantwortlich zu handeln und Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und Daten zu treffen. Dies kann zu einem gesteigerten Gefühl der Verantwortlichkeit und Motivation in Teams führen. Die Möglichkeit, Prozesse zu beeinflussen und Veränderungen vorzunehmen, kann die Teamdynamik positiv beeinflussen.

Reduzierung von Verschwendung:

Ein „schwäbisches“ Argument. Da sich Lean Management stark auf die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung in Arbeitsprozessen konzentriert, kann dies dazu beitragen, Ressourcen effizienter einzusetzen und Engpässe zu reduzieren. Teams lernen, unnötige Schritte zu erkennen und zu eliminieren, was zu einer schlankeren und agileren Arbeitsweise führt.

Nachteile von Lean Management bei Teamarbeit

Wo viel Licht ist, entsteht auch viel Schatten. Dieser wird mit der Einführung von Lean Administration in Teams auch deutlicher wahrnehmbar.

Widerstand gegen Veränderung:

Die Einführung von Lean Management erfordert oft Veränderungen in etablierten Arbeitsweisen und Denkmustern. Einige Teammitglieder könnten gegenüber diesen Veränderungen widerstrebend sein und Schwierigkeiten haben, sich anzupassen. Durch die empfundene subjektive Überforderung kann dies zu Konflikten und Spannungen innerhalb des Teams führen.

Überbetonung der Effizienz:

Während Effizienz ein Hauptziel von Lean Management ist, kann eine übermäßige Betonung der Effizienz dazu führen, dass die Teammitglieder überlastet werden und die Qualität ihrer Arbeit beeinträchtigen. Ein zu starker Fokus auf die Steigerung der Produktivität könnte dazu führen, dass wichtige Details übersehen werden.

Vernachlässigung der Kreativität:

Lean Management legt Wert auf standardisierte Prozesse und wiederholbare Abläufe. Dies könnte die Kreativität der Teammitglieder einschränken, da sie weniger Raum haben, um innovative Ansätze zu entwickeln oder neue Ideen einzubringen. Kreativität und Innovation könnten in einem zu strengen Lean-Umfeld leiden.

Worauf sollte ich als Führungskraft achten, damit Lean Administration für mein Team erfolgreich wird?

Im Grunde ähnelt die erfolgreiche Implementierung von Lean Administration in einem Team anderen Veränderungsprozessen. Jeder Veränderungsprozess erfordert sorgfältige Planung, klare Kommunikation und kontinuierliches Engagement vonseiten der Führungskraft. Welches sind dabei die wichtigen Aspekte, auf die Sie als Führungskraft achten sollten, um sicherzustellen, dass Lean Administration in Ihrem Team erfolgreich wird?

Klares Verständnis von Lean Prinzipien:

Bevor Sie Lean Administration einführen, ist es wichtig, dass Sie und Ihr Team ein gründliches Verständnis der Lean-Prinzipien haben. Sorgen Sie dafür, dass Sie die Konzepte zur Verschwendungserkennung, kontinuierlichen Verbesserung, Standardisierung und Kundenorientierung verstehen und erklären können.

Klare Kommunikation:

Kommunizieren Sie klar und transparent die Gründe für die Einführung von Lean Administration und die erwarteten Vorteile für das Team. Erklären Sie, wie sich die Arbeitsweise ändern wird und warum diese Veränderungen notwendig sind.

Einbeziehung des Teams:

Ein wichtiger Schritt ist es, Ihr Team von Anfang an in den Prozess einzubeziehen. Hören Sie auf ihre Bedenken, Ideen und Vorschläge. Indem Sie die Mitglieder eines Teams aktiv in den Veränderungsprozess einbinden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie die neuen Methoden akzeptieren und sich engagiert daran beteiligen.

Schulung und Weiterbildung:

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die notwendigen Schulungen erhält, um die Grundprinzipien von Lean Management zu verstehen und anzuwenden. Schulungen können dazu beitragen, Unsicherheit abzubauen und das Vertrauen in die neuen Arbeitsweisen zu stärken.

Festlegung von klaren Zielen:

Definieren Sie klare Ziele, Zwischenziele und Kennzahlen, anhand derer der Erfolg von Lean Administration gemessen werden kann. Dies könnte beispielsweise die Reduzierung von Bearbeitungszeiten, die Steigerung der Qualität oder die Verringerung von Verschwendung sein.

Schaffung eines positiven Umfelds:

Fördern Sie eine Kultur der Offenheit, des Vertrauens und der Zusammenarbeit. Motivieren Sie Ihr Team, neue Ideen auszuprobieren und Fehler als Lernchance zu betrachten. Eine positive Umgebung wird die Akzeptanz von Veränderungen erleichtern.

Kontinuierliches Engagement:

Lean Administration ist keine einmalige Umstellung, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Bleiben Sie als Führungskraft engagiert und unterstützen Sie Ihr Team dabei, die Lean-Prinzipien kontinuierlich anzuwenden und zu verbessern.

Identifizierung von Engpässen und Hindernissen:

Halten Sie Ausschau nach Engpässen oder Hindernissen, die den Erfolg der Lean-Initiative behindern könnten. Seien Sie bereit, diese Herausforderungen anzugehen und Lösungen zu finden, um den Fortschritt nicht zu gefährden.

Anerkennung und Belohnung:

Anerkennung und Belohnung sind wichtige Motivationsfaktoren. Anerkennen Sie die Anstrengungen und Fortschritte Ihres Teams bei der Anwendung von Lean-Prinzipien. Doch achten Sie als Führungskraft unbedingt darauf, dass die Form der Anerkennung auch gut zur Teamkultur passt. Z. B. eine rein finanzielle Anerkennung und Belohnung kann sich in bevorzugt intrinsische motivierten Teams auch als Bumerang erweisen.

Anpassungsfähigkeit:

Lean Administration erfordert Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Seien Sie bereit, auf Veränderungen zu reagieren und die Arbeitsweisen je nach Bedarf anzupassen.

Lean Administration Besprechungsrunde

In der Produktion haben wir Lean schon lange eingeführt, jetzt wird es Zeit, dass wir Lean auch in den administrativen Bereichen umsetzen

Achtung, es gibt Unterschiede bei der Einführung von Lean zwischen Produktions- und administrativen Bereichen. Klar sind die grundlegenden Prinzipien des Lean-Managements in beiden Kontexten ähnlich sind. Dies gilt z.B. bei der Minimierung von Verschwendung, der Steigerung der Effizienz und der Förderung einer kundenorientierten Denkweise. Doch sollte man die Unterschiede bereits bei der Planung von Lean Administration in Team nicht vernachlässigen.

Art der Arbeit und Prozesse:

In der Produktion sind die Arbeitsprozesse oft physisch und produktionsorientiert. Hier geht es um die Optimierung von Herstellungsabläufen, Lagerhaltung und Materialfluss. In administrativen Bereichen hingegen sind die Prozesse oft wissensbasiert, abstrakt und auf Informationsverarbeitung ausgerichtet. Hier müssen Dokumentenflüsse, Genehmigungsverfahren und Kommunikationswege optimiert werden.

Sichtbarkeit von Verschwendung:

Verschwendung in der Produktion kann oft leichter identifiziert werden, da sie physischer Natur ist – Überproduktion, Lagerbestände, Wartezeiten usw. In administrativen Bereichen sind Verschwendungsarten möglicherweise subtiler und schwerer zu erkennen, wie beispielsweise Doppelarbeit, unnötige Genehmigungen oder unklare Kommunikation.

Messbarkeit von Ergebnissen:

In der Produktion können Verbesserungen oft leichter quantifiziert werden, z. B. durch Reduzierung von Durchlaufzeiten oder Erhöhung der Produktionsleistung. In administrativen Bereichen kann es schwieriger sein, die Auswirkungen von Verbesserungen aufgrund der komplexen Natur der Arbeit zu quantifizieren. Dennoch müssen Möglichkeiten zur Messung der Effektivität gefunden werden.

Akzeptanz und Kultur:

Die Akzeptanz von Lean-Prinzipien kann in administrativen Bereichen möglicherweise auf größere Widerstände stoßen. Teammitglieder könnten Bedenken haben, dass die Anwendung von Lean die Kreativität einschränken könnte oder zu stark auf Effizienz fokussiert ist. Die Schaffung einer kulturübergreifenden Unterstützung und eines Verständnisses für die Vorteile von Lean ist entscheidend.

Anpassungsfähigkeit:

Administrative Prozesse können komplexer und vielfältiger sein als Produktionsprozesse. Daher ist eine höhere Anpassungsfähigkeit und Flexibilität erforderlich, um sicherzustellen, dass die Lean-Prinzipien auf die spezifischen Anforderungen und Abläufe des administrativen Bereichs zugeschnitten sind.

Kommunikation und Zusammenarbeit:

Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams sind in administrativen Bereichen oft intensiver. Die Einführung von Lean sollte diese Interaktionen berücksichtigen und sicherstellen, dass die Prozesse nahtlos ineinandergreifen.

Lean Administration lohnt sich

Auch wenn die vielen Details bei Lean Administration, auf den ersten Blick abschreckend wirken können, das Einführen von Lean Administration lohnt sich. Häufig stellt man erst bei genauerem Hinsehen fest, wie viele Redundanzen und parallele Workflows existieren. Deren Reduktion wirkt sich sofort belastungsmindernd und motivationssteigernd aus.